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專案管理師的價值 What is the value of project manager?

先說「老天娘」的故事:我們平常都只會提到老天爺,只有要困難都找老天爺,但老天娘呢?有人記得她嗎?因為大家都遺忘她,所以有一次老天爺要外出幾天,老天娘就心想,機會來了,她一定要好好表現,讓大家對她刮目相看、印象深刻。於是呢,她就很用心地聽凡間人民的聲音。他聽到了種豆的說:老天爺,下點雨吧,讓我的豆可以快快發芽。於是老天娘就給了他一場大雨,結果又聽到了種嫩薑的說:快停雨吧,不然我的薑就要爛了。老天娘心一驚,就把雨停了。隔天,她心想要謹慎點,聽到了漁夫說:老天爺刮風吧,刮風好行船啊,老天娘就使勁地給他一陣大風,沒想到另一頭種梨的卻大聲抱怨:別再刮風了,我的梨都要掉滿地了。 老天娘忙得昏頭轉向,卻招來抱怨連連,幸好這時老天爺回來了,老天爺說這有什麼難的,輕輕鬆鬆下指令:大風,隨著那江河去;小小的風兒,穿梨行。黑夜下雨好種豆;白日放晴好曬薑。 不知道寫完這個故事,有沒有人明白這個跟專案管理的關係。專案管理的核心概念在於:資源分配及時程管理。如果事情都能順利進行、完全沒有突發狀況,也沒有資源不均的情況,其實專案管理的價值非常地小,但大多數處理過專案的人都明白:計畫永遠趕不上變化,危機往往就發生在看起來一切順利的時候。所以,專案管理師(項目管理師)的價值在於能夠適時的分配資源,掌控每一次時程與危機的變化,迅速地與各部門、客戶協調,重新調整方向、時程、資源,使其專案能夠順利進行或即時中止,讓資源有更佳的利用。不要以為專案一定要進行到產品量產才叫結案,有時候中止專案也是一個解決方案。 所以,當每一次專案有危機發生時,我的老闆總是急著下結論,想要指揮全局,我總會出聲制止,我會告訴他:這件事我處理就好,你應該做的是等我們討論完並提出解決方案時,告訴我你希望的解決方案就好。(我內心其實在大喊著:求求你,不要碰!XD) 所以我必須要提醒想要進入專案管理這個領域的人,如果一次只能專注地完成一件事,如果沒有高度的敏銳度可以掌控每一個細節,如果對於與人對談覺得是十分困難的工作,那麼專案管理,其實並不適合你。 第二個故事是耶律德光的故事,我已經忘了他的故事名稱是什麼,耶律德光是耶律阿保機的次子,也就是歷史上的「遼太宗」。有一次,耶律阿保機帶著三個兒子外出打獵,夜裡紮營時下著大雪,帳篷內的柴火已經快沒了,耶律阿保機就叫三個兒子外出撿柴。三個兒子外出不一會兒,老大回來了,撿回一堆濕柴,老二也就是耶律德光,隨後也回來,撿回二堆柴,一堆是乾的、一堆是濕的,而老三回來的速度最慢,也是撿最少的,但全都是乾柴。當都回來後,老大與老三就把柴都丟著不管,而耶律德光把手上的乾柴丟入火堆中,並且把濕柴攤開,放在火堆的旁邊烘乾。 耶律阿保機心裡想著,就是老二了。於是後來的帝位是傳給耶律德光的。 這個跟專案管理又有什麼關係? 每一次專案危機發生時,在專案裡的每個人似乎都在找最佳解。有的人只想要解決老闆丟給他的問題,沒有思考這個問題背後的危機或是隱含意義為何,是否可以正確地解決,有的人想要找到一勞永逸的方法,卻往往浪費太多的時間在找尋答案。而專案管理所要解決的,除了立即處理當下發生的危機外,還需要考慮到未來可能發生的問題,才能使專案的危機不會一再且重覆的出現。專案管理師(項目管理師)應該具備找出「立即問題的適當解」及「未來問題的可能性及最佳解」的能力,不是一昧地解決當下的問題,敷衍了事;或是不管時程、問題急迫性或是資源有限,只想找到讓問題永遠不再發生的可能。這兩種情況往往都不能適時的消除問題,更嚴重的可能還導致其他同事或客戶對專案管理人員的不信任。 當危機發生的那一刻,冷靜的分析情況,並且提供其他人員或你的老闆解決對策是專案管理師(項目管理師)不可或缺的能力,而專案管理最忌諱的是「事中檢討」這種作法,檢討危機發生的可能是為了避免事情再度發生,但是許多人在檢討危機時,往往是為了推卸責任,研發推給業務、業務推給生產、生產推給品保,推來推去,危機還沒解決,各方埋怨四起,造成大家心結一堆,部門鬥爭往往是這樣產生的。 其實這兩個故事都告訴我們,專案管理師(項目管理師)的價值在於「分辨事情的輕重緩急,並且適時、適地、適人、適物地給予協助,進行分配,以利專案之掌控與進行。」 有人說,這樣的行為不止適用於專案管理,我並不否認,有一個前輩說過一句話,他說專案管理做得好,簡直就是未來CEO的接班人,這點我更不否認,我實實在在地接觸到公司任何一個部門,以及瞭解比其他部門更多的技術及管理技巧,所以有心要在這個領域工作的人,說不定未來就是一個前途無量的CEO。(再次重申,我的志願是當家庭主婦。XD) 專案管理的價值不在於背景有多雄厚、也不在於技術底子有多深,溝通協調、危機處理、資源分配及時程規劃才是其重點功力所在。與所有想要參與專案管理的人共勉之。 專案管理師(項目管理師)相關文章: ‧項目管理師證照報考條件項目管理師證照問題與回答項目管理師證照(PMP 證照)[項目管理師] 資策會培訓 PMP 專案管理師 資料來源:向日葵耕園
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